Medewerkers naar Nederland detacheren? Stap voor stap handleiding

Wat moet er gebeuren als werknemers naar Nederland worden gestuurd?

1. Controleer of uw medewerkers voldoen aan de voorwaarden voor verblijf in Nederland

Uw werknemers hebben mogelijk een verblijfsvergunning of een visum nodig om in Nederland te verblijven. Ze moeten zich aanmelden bij de gemeente als ze langer dan 4 maanden in Nederland blijven.

2. Controleer of uw medewerkers de in Nederland vereiste beroepskwalificaties hebben

Bepaalde beroepen mogen in Nederland alleen worden uitgeoefend als uw medewerkers over het juiste certificaat beschikken. Ze moeten dit certificaat officieel erkend hebben door de bevoegde autoriteit van het land waar ze het hebben verkregen.

3. Vraag werkvergunningen aan

U moet een werkvergunning aanvragen voor uw werknemers als ze van buiten de EER / Zwitserland of van Roemenië of Bulgarije komen. Als uw bedrijf is gevestigd in de EER of Zwitserland, zijn deze werkvergunningen echter niet vereist, maar u heeft wel een meldingsplicht.

4. Zoek huisvesting voor werknemers met een werkvergunning

Voor werknemers die een werkvergunning nodig hebben, bent u verplicht geschikte woonruimte te vinden. Daarbij moet u zich houden aan de regels van de gemeente waar uw medewerkers gaan werken.

5. Vraag A1-certificaten aan

Als uw werknemers tijdelijk in Nederland werken, kunnen ze soms verzekerd blijven voor de sociale zekerheid in het land waar uw bedrijf is gevestigd. Hiervoor dient u een A1-certificaat.

6. Controleer of uw medewerkers een zorgverzekering moeten afsluiten

Als uw werknemers geen E101 / A1-afschriften kunnen krijgen, zijn zij in Nederland verzekerd voor de sociale zekerheid en moet u de desbetreffende bijdragen inhouden op hun loon. Dan zijn uw werknemers ook verplicht om in Nederland een zorgverzekering af te sluiten.

7. Meld u aan bij de Belastingdienst

In de meeste gevallen bent u in Nederland loonheffing verschuldigd voor uw werknemers. Soms moet u ook btw betalen. Hiervoor moet u zich aanmelden bij het International Office van de Nederlandse Belastingdienst.

8. Vraag belasting- en socialezekerheidsnummers aan bij de Belastingdienst

Om de loonbelasting te kunnen betalen, heeft u het burgerservicenummer of het sofinummer nodig. Dit nummer dienen zij - op afspraak - persoonlijk af te halen bij de Belastingdienst.

9. Zorg ervoor dat uw klant niet aansprakelijk wordt gehouden voor de loonbelasting

Als u uw loonbelasting niet betaalt, wordt uw klant aansprakelijk gehouden. Om dit te voorkomen kan uw klant u vragen om bij de Belastingdienst een geblokkeerde rekening (G-rekening) aan te maken.

10. Controleer of er een CAO op uw bedrijf van toepassing is

Sommige sectoren in Nederland hebben een CAO gesloten. Als de CAO door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verplicht is verklaard, moet u als buitenlandse werkgever aan een aantal belangrijke bepalingen voldoen.

11. Betaal minimaal het minimumloon en vakantiegeld

Iedereen die in Nederland werkt, heeft recht op het wettelijk minimumloon en vakantiegeld. Als buitenlandse werkgever moet u ook minimaal dit minimumloon betalen.

12. Voldoen aan de regels over werktijden en vakantierechten

Voor uw werknemers in Nederland moet u voldoen aan de Nederlandse Arbeidstijdenwet. In deze wet staat hoeveel uren uw werknemers dagelijks en wekelijks mogen werken. Uw werknemers hebben ook recht op een minimum aantal dagen verlof met behoud van salaris.

13. Vervul uw loonbelastingverplichtingen

U bent verplicht voor de Belastingdienst de salarisadministratie bij te houden en de aangifte loonbelasting in te dienen. Nadat u zich heeft aangemeld bij de Belastingdienst, ontvangt u een uitnodiging om aangifte te doen. Expatax kan dit voor u regelen. Controleer ook of uw medewerkers in aanmerking komen voor de 30%-uitspraak.

14. Controleer of u btw in rekening moet brengen

Mogelijk moet u de omzetbelasting (btw) van uw klant in rekening brengen voor de diensten die uw werknemers in Nederland verrichten. Dan moet u in Nederland btw-aangifte doen. Soms wordt de btw-heffing echter doorbelast aan uw klant en hoeft u geen btw te betalen.

Volg bovenstaande stappen als u een werknemer naar Nederland overzet, verstuurt, post of detacheert en u voorkomt problemen! 

Neem contact op met Expatax voor hulp.